I samband med utlämnande av handlingar till P4 har Torsboda Industrial Parks ledning konstaterat att tidigare anlitande av operativ chef inte dokumenterats och hanterats korrekt enligt lagen om upphandling. Händelserna skedde 2021 och 2023 och organisationen är sedan dess förstärkt och det finns tydliga rutiner kring dokumenthantering.

 Det var när P4 begärde ut handlingar kring avrop och anlitande av operativ chef som bolaget såg att förväntad dokumentation inte fanns diarieförd.

 - Tyvärr har vi upptäckt brister. En del ligger i att vi inte sparat handlingar som vi ska och därför inte kan visa hur processen vid anlitandet gick till, säger Christian Söderberg, vd Torsboda Industrial Park. En del ligger i misstag kring vilka ramavtal vi trodde oss kunna använda vid avropen. Jag beklagar att vi gjort fel och det är mitt ansvar.

 Samma konsult har anlitats under delar av 2021 och sedan igen 2023. Det senare uppdraget förlängdes ett par gånger och pågick ungefär två år innan det avslutades våren 2025. Bolaget har fakturor och uppdragsbeskrivningar men ingen diarieförd dokumentation som visar process, analys eller beslut angående anlitandet.

 En ytterligare omständighet bolaget upptäckt när vi arbetat med P4:as begäran är att varken Timrå Invest år2021, eller Torsboda Industrial Park år 2023, hade rätt att avropa på de ramavtal som SKR och kommunägda Adda Inköpscentral (tidigare SKL Kommentus) tillhandahåller, trots att ägarkommunerna Timrå och Sundsvall hade det.

 - Jag var under uppfattningen att vårt kommunala bolag hade rätt att avropa med hjälp av Adda. Jag kontrollerade inte det och det var fel. Jag är dock trygg med att den konsult vi anlitade hade den erfarenhet och kompetens som uppdraget krävde. Konsulten har också haft rimlig ersättning utifrån ansvar och komplexitet i uppdraget, säger Christian Söderberg.

 När satsningen på Torsboda startade 2021 i och med att Northvolt och Volvo Cars annonserade efter etableringsyta bildade Timrå och Sundsvall snabbt en projektgrupp över kommungränserna. Gruppen var i starten liten, det var bråttom att svara önskad etablerare och intentionen var att det skulle vara ett kortvarigt projekt.

 - Min minnesbild är att jag fick vetskap om att det fanns en person med rätt kvalifikationer som kunde prioriteras om från uppdrag i Sundsvall till Timrå Invest och kommunernas gemensamma satsning. Personen kunde starta jobbet snabbt, vilket var viktigt, förklarar Christian Söderberg. Jag beklagar verkligen att jag vid tillfället felaktigt trodde att det sätt jag anropade på var korrekt.

 - Alla rutiner fanns inte på plats från start utan verksamheten har utvecklats övertid. Idag finns exempelvis timanställd upphandlarstöd och timanställd jurist samt administratör på heltid. Bolaget har väl utarbetade rutiner för exempelvis dokumenthantering, diarieföring och upphandling.